Gestionnaire des services administratifs

Référence : GSA001
Nature du poste : Permanent
Lieu de travail : Québec

Description

Plus d'un siècle de conseils juridiques aux organisations d'ici et d'ailleurs permet à Lavery d'être le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec (#1 du Top 10 Québec Regional Law Firms de Canadian Lawyer). Notre vision d’affaires : agir à titre de chef de file de la transformation des services juridiques au Québec.

Avec une équipe intégrée de plus de 500 personnes dont 250 professionnels établis à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery s’engage à offrir une approche 360 en proposant aux organisations des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en droit public et administratif et en propriété intellectuelle.

L’un des grands mérites du cabinet aura été de conserver et de transmettre les valeurs qui ont forgé son identité, notamment la qualité humaine et professionnelle, le respect, l’innovation et la formation. La conjugaison de ces valeurs donne à Lavery quelque chose de plus : une âme.

Sommaire du poste

Sous l’autorité de l’associé directeur du bureau de Québec, le gestionnaire des services administratifs est responsable de la gestion, de la coordination et de la livraison de l’ensemble des services administratifs du bureau. Il veille à cultiver des relations de travail harmonieuses et efficaces ainsi qu’à l’amélioration continue des processus de travail. Il s’assure que le personnel administratif juridique offre un rendement et un service de qualité exceptionnelle.

Le gestionnaire supervise l’ensemble des adjointes juridiques du bureau en collaboration avec les avocats responsables, le personnel de la réception ainsi que le personnel des services internes. Il assure également la liaison avec les différents départements tels que la comptabilité, les ressources humaines et les technologies de l’information afin d’assurer l’application uniforme et cohérente des procédures, processus et politiques du cabinet.

Finalement, le gestionnaire des services administratifs travaille en étroite collaboration avec l’associé directeur du bureau de Québec en lui fournissant un support administratif dans la coordination de divers projets.

Rôle et responsabilités

  • Superviser les membres des services de soutien juridique sous sa responsabilité d’une manière qui favorise la confiance, le respect, la mobilisation et le travail d’équipe
  • Gérer et coordonner le processus de recrutement pour les membres de l’équipe administrative du bureau, en collaboration avec le ou les avocats responsables
  • Coordonner le processus et le support administratif requis lors des embauches latérales
  • Coordonner les affectations du personnel de soutien (jumelages avocat/adjointe, horaire de travail, remplacement de vacances et gestion des tâches et priorités)
  • En collaboration avec l’associé directeur, les avocats et le département des ressources humaines, superviser la gestion du rendement et l’évaluation de la performance pour les membres de l’équipe administrative
  • Superviser et coordonner les activités liées à l’aménagement des locaux et la gestion des espaces de travail, incluant l’entretien général des locaux et l’utilisation optimale de l’espace en fonction des jumelages entre avocats et adjointes
  • Veiller à ce que les normes et politiques du cabinet en matière de conservation et d’archivage des divers documents soient respectées
  • Assurer la gestion et la coordination des transferts de dossiers lors du départ d’un avocat
  • Effectuer le suivi des budgets (dépenses de loyer, location, fournitures de bureau, affranchissement, entretien, bibliothèque et messagerie, etc) et effectuer le suivi mensuel des rapports de facturation et des frais de représentation
  • Effectuer le suivi des comptes à recevoir de façon hebdomadaire ainsi que la préparation de divers rapports financiers mensuels
  • Superviser le processus de recouvrement des comptes à recevoir, en collaboration avec les avocats responsables (courriels de rappels, appels téléphoniques ou mises en demeure, le cas échéant) et assurer la gestion des dossiers de recouvrement litigieux
  • Supporter les avocats avec les rapports de facturation, le suivi des résultats personnels sur Webview et les rapports de frais de représentation
  • Collaborer avec l’associé directeur dans tout autre projet ou demandes ponctuelle

Exigences

Exigences et habiletés requises

  • Expérience minimale requise de 8 à 10 ans dans des fonctions similaires ou reliées dont 3 ans en supervision d’équipe
  • Haut niveau de discrétion requis pour traiter des questions confidentielles;
  • Respect des échéanciers et des priorités;
  • Souci du détail et sens de l’organisation;
  • Autonomie, jugement, entregent et diplomatie;
  • Bonne capacité à développer des relations interpersonnelles avec différents intervenants;
  • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
  • Excellente maîtrise du français et niveau fonctionnel en anglais, parlé et écrit;
  • Excellente maîtrise de la suite Office;

Pourquoi rejoindre Lavery Avocats

  • Cabinet d’envergure réputé dans l’industrie juridique et dans la communauté d’affaires locale et internationale pour sa profondeur d’expertise
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  • Un cabinet engagé : Pro Bono Québec, premier cabinet d’avocats à recevoir la Certification Parité de la Gouvernance au féminin, participation aux travaux Justicia et Panorama du Barreau du Québec, partenariat avec Fierté au travail, premier cabinet juridique à recevoir la plus haute distinction du programme « Ici on recycle! »
  • Créativité qui nous réinvente grâce au partenariat avec la Factry

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae par courriel à [email protected]

L’utilisation du masculin dans ce document pour désigner des personnes a pour seul but d’alléger le texte.

Lavery souscrit aux principes d’accès à l’égalité en matière d’emploi.

 

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