Préposé(e) au service immobilier – messagerie

Référence : LAV2021-42
Nature du poste : Permanent
Lieu de travail : Montréal

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est l’un des plus importants cabinets d’avocats au Québec (cabinet de l’année du Québec à l’édition 2020 des Canadian Law Awards et constamment au sommet du Top 10 Quebec Regional Law Firms de Canadian Lawyer). 

Nous offrons aux entreprises qui font affaires ici des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif. Notre équipe intégrée compte 225 membres de divers ordres professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets. 

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions à chaque jour.  

Sommaire du poste 

Le(la) préposé(e) à la messagerie est responsable de la gestion de tous les envois effectués par messagerie. Il(elle) agit comme personne-ressource auprès de la clientèle interne pour les services, les délais et les prix des services de messagerie. Le(la) titulaire reçoit les messagers dans l'aire de l'expédition et assure la supervision des allées et venues dans ce périmètre. Il(elle) traite les demandes, effectue les envois et fournit les preuves de livraison par courrier électronique. 

Rôle et responsabilités 

Envoyer des enveloppes et des colis par messagerie

  • Contacter les différentes compagnies de messagerie pour s'enquérir des prix et des délais selon les conditions de l'envoi;
  • Conseiller la clientèle interne sur les délais et les coûts;
  • Contacter le service de messagerie choisi pour la livraison ou le ramassage;
  • Accueillir le messager et lui remettre le colis ou l'enveloppe;
  • Assurer le suivi des livraisons;
  • Consulter le système de repérage des fournisseurs de messagerie pour suivre le parcours de l'envoi;
  • Procéder à des recherches de signatures de réception de colis;
  • Effectuer des recherches pour des colis non reçus ou perdus;
  • Transmettre les preuves de signature des livraisons des enveloppes, colis et recommandés;
  • Remplir les documents relatifs aux Douanes;
  • Accueillir les messagers externes;
  • Signer les bons de livraison des colis;
  • Voir à l'acheminement des colis aux destinataires internes.

Exécuter les tâches administratives liées à la messagerie :

  • Procéder au traitement des factures pour l’ensemble des bureaux de Lavery;
  • Transmettre l'information à la comptabilité pour facturer la messagerie aux clients à la suite de l'approbation de la Directrice des services immobiliers;
  • Mettre à jour le manuel des procédures relatives à la messagerie;
  • Fournir de la formation aux nouveaux employés;
  • Effectuer toute autre tâche connexe au besoin. 

Exigences

Exigences et habiletés requises

  • Diplôme d’études secondaires (DES) ou de formation professionnelle (DEP)
  • De 2 ans d’expérience pertinente
  • Maîtrise fonctionnelle du français et de l’anglais
  • Habiletés informatiques de base (courriel, internet, etc)
  • Capacité à gérer son stress de manière professionnelle et à respecter les délais
  • Souci du service à la clientèle 

Pourquoi rejoindre Lavery Avocats 

  • Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère.
  • Un accompagnement personnalisé et rigoureux en matière de développement professionnel.
  • Un environnement stimulant où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.
  • Un centre décisionnel situé au Québec où il est possible de traduire ses idées en actions concrètes.
  • Une véritable approche juridique 360º : un guichet unique de services pour nos clients où vous pourrez collaborer avec des professionnels de tous les secteurs de pratique.
  • Notre programme Lavery Oxygène : cours de sports en ligne, conférences santé et bien-être, braindates et rabais exclusifs auprès de différents partenaires.
  • Des partenariats porteurs et inspirants, tant dans le milieu juridique, dans le monde des affaires que dans les communautés où nous sommes impliqués.
  • Un cabinet engagé : Justice Pro Bono, Certification Parité 2020 de l’organisme la Gouvernance au Féminin, Justicia du Barreau du Québec, Fierté au travail et premier cabinet d’avocats à recevoir la plus haute distinction du programme « ICI ON RECYCLE! »

 Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à [email protected]

 Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

 Lavery souscrit aux principes d’accès à l’égalité en matière d’emploi.

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