Réceptionniste

Référence :

LAV2023-04

Nature du poste :

Temporaire

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est l’un des plus importants cabinets d’avocats au Québec (cabinet de l’année du Québec à l’édition 2020 des Canadian Law Awards et constamment au sommet du Top 10 Quebec Regional Law Firms de Canadian Lawyer).

Nous offrons aux entreprises qui font affaires ici des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif. Notre équipe intégrée compte 225 membres de divers ordres professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions à chaque jour.

Sommaire du poste

Le/la réceptionniste est responsable d'accueillir les clients et partenaires, de voir à répondre à leurs besoins en plus d'acheminer les appels. Il/elle voit à la coordination et à l’organisation des salles de conférence et assure, au besoin, un soutien administratif aux adjointes et à la direction.

Rôle et responsabilités

Tâches administratives

  • Recevoir et diriger les appels téléphoniques et fournir les informations appropriées lorsque requis;
  • Accueillir les clients, assurer leur confort et répondre aux besoins de chacun (ex. : paiement compte d’honoraires, photocopies, assermentation, demande d’informations);
  • Procéder à la réservation et la réception des traiteurs et restaurants;
  • Voir à la réservation et la coordination des salles de conférence, incluant la coordination avec le service des technologies de l’information, et voir à la libération et à la propreté des salles après utilisation;
  • Recevoir et remettre les documents des huissiers afin de respecter urgences et délais;
  • Recevoir et distribuer les différents courriers et autres (documents, marchandises, etc) et gérer les urgences, lorsqu’applicables;
  • Répartir les documents reçus par télécopieur et les notifications reçues par courriel à leurs destinataires respectifs;
  • Compiler les preuves d’expédition des envois par service de messagerie pour être en conformité à la facture et transmettre aux services comptables pour paiement.

Tâches juridiques (selon les besoins)

  • Procéder à l’ouverture de clients et de dossiers;
  • Assister les adjointes lors de l’archivage de dossiers (lettre aux clients, formulaire d’archivage);
  • Effectuer des entrées de temps;
  • À l’occasion, assister les avocats et/ou les adjointes pour l’exécution de certaines tâches juridiques.

Exigences

  • Expérience dans un milieu professionnel, un atout
  • Bilinguisme, un atout
  • Bonne qualité du français, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Excellent sens du service à la clientèle
  • Sens de la débrouillardise
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office
  • Bonne aptitude à la collaboration et au travail d’équipe
  • Très bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois
  • Polyvalence
  • Bonne résistance au stress

Pourquoi rejoindre Lavery Avocats

  • Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère.
  • Un accompagnement personnalisé et rigoureux en matière de développement professionnel.
  • Un environnement stimulant où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.
  • Un centre décisionnel situé au Québec où il est possible de traduire ses idées en actions concrètes.
  • Une véritable approche juridique 360º : un guichet unique de services pour nos clients où vous pourrez collaborer avec des professionnels de tous les secteurs de pratique.
  • Notre programme Lavery Oxygène : cours de sports en ligne, conférences santé et bien-être, braindates et rabais exclusifs auprès de différents partenaires.
  • Des partenariats porteurs et inspirants, tant dans le milieu juridique, dans le monde des affaires que dans les communautés où nous sommes impliqués.
  • Un cabinet engagé : Justice Pro Bono, Certification Parité 2020 de l’organisme la Gouvernance au Féminin, Justicia du Barreau du Québec, Fierté au travail et premier cabinet d’avocats à recevoir la plus haute distinction du programme « ICI ON RECYCLE! ».

Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à [email protected] 

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Lavery souscrit aux principes d’accès à l’égalité en matière d’emploi.