Directeur des services administratifs

Référence :

LAV2024-03

Nature du poste :

Permanent

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est l’un des plus importants cabinets d’avocats au Québec (cabinet de l’année du Québec à l’édition 2020 des Canadian Law Awards et constamment au sommet du Top 10 Quebec Regional Law Firms de Canadian Lawyer). 

Nous offrons aux entreprises qui font affaires ici des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif. Notre équipe intégrée compte 225 membres de divers ordres professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets. 

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions à chaque jour. 

Sommaire du poste 

Le directeur des services administratifs joue un rôle de premier plan dans la gestion de notre bureau de Sherbrooke. Il est responsable de la gestion des ressources humaines ainsi que de la coordination et de la livraison de l’ensemble des services administratifs du bureau. Il travaille étroitement avec la direction du bureau et veille à cultiver des relations de travail harmonieuses et efficaces ainsi qu’à l’amélioration continue des processus de travail. Avec la collaboration des professionnels du cabinet, il veille à ce que l’organisation du travail permette un rendement du personnel qui soit de qualité exceptionnelle tout en ayant le bien-être de l’équipe au cœur de ses préoccupations.

Le directeur des services administratifs supervise l’ensemble des adjointes juridiques et des parajuristes du bureau en collaboration avec les avocats responsables. Il assure également la liaison avec les différents départements tels que la comptabilité, les ressources humaines et les technologies de l’information afin d’assurer l’application uniforme et cohérente des procédures, processus et politiques du cabinet.

Finalement, le directeur des services administratifs épaule les associées co-directrices du bureau dans divers projets spéciaux d’importance.

Rôle et responsabilités 

  • Supporter les membres des services de soutien juridique sous sa responsabilité d’une manière qui favorise la confiance, le respect, la mobilisation et le travail d’équipe;
  • Gérer et coordonner le processus de recrutement pour les membres de l’équipe administrative et des services de soutien juridique du bureau, en collaboration avec le ou les avocats responsables;
  • Coordonner le processus d’intégration et la liaison avec les différents département lors des embauches latérales;
  • Coordonner les affectations du personnel de soutien (jumelages avocat/adjointe, horaire de travail, remplacement de vacances et gestion des tâches et priorités);
  • En collaboration avec les associées co-directrices, les avocats et le département des ressources humaines corporatif, superviser le processus de la gestion du rendement et l’évaluation de la performance pour les membres de l’équipe administrative et de services de soutien juridique;
  • Coordonner les activités liées à l’aménagement des locaux et la gestion des espaces de travail, incluant l’entretien général des locaux et l’utilisation optimale de l’espace en fonction des jumelages entre avocats et adjointes;
  • Veiller à ce que les normes et politiques du cabinet en matière de conservation et d’archivage des divers documents soient respectées;
  • Assurer la gestion et la coordination des transferts de dossiers lors du départ d’un avocat;
  • Effectuer le suivi des budgets (dépenses de loyer, location, fournitures de bureau, affranchissement, entretien, bibliothèque et messagerie, etc) et effectuer le suivi mensuel des rapports de facturation et des frais de représentation;
  • Effectuer le suivi des comptes à recevoir de façon hebdomadaire ainsi que la préparation de divers rapports financiers mensuels;
  • Superviser le processus de recouvrement des comptes à recevoir, en collaboration avec les avocats responsables (courriels de rappels, appels téléphoniques ou mises en demeure, le cas échéant) et assurer la gestion des dossiers de recouvrement litigieux;
  • Supporter les avocats avec les rapports de facturation, le suivi des résultats personnels sur Webview et les rapports de frais de représentation;
  • Collaborer avec les associées co-directrices dans tout autre projet ou demandes ponctuelle.

Exigences

  • Expérience minimale requise de 5 à 7 ans dans des fonctions similaires ou reliées dont 3 ans en gestion d’équipe;
  • Diplôme universitaire en ressources humaines, en administration ou dans tout domaine connexe. Une expérience équivalente peut compenser l’absence de diplôme universitaire;
  • Haut niveau de discrétion requis pour traiter des questions confidentielles;
  • Respect des échéanciers et des priorités;
  • Souci du détail et sens de l’organisation et de l’amélioration continu;
  • Maîtrise de bonnes pratiques en gestion de changements
  • Autonomie, jugement, entregent, écoute et diplomatie;
  • Bonne capacité à développer des relations interpersonnelles avec différents intervenants;
  • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
  • Excellente maîtrise du français et niveau fonctionnel en anglais, parlé et écrit;
  • Excellente maîtrise de la suite Office.

Pourquoi rejoindre Lavery Avocats 

  • Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère.
  • Un accompagnement personnalisé et rigoureux en matière de développement professionnel.
  • Un environnement stimulant où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.
  • Un centre décisionnel situé au Québec où il est possible de traduire ses idées en actions concrètes.
  • Une véritable approche juridique 360º : un guichet unique de services pour nos clients où vous pourrez collaborer avec des professionnels de tous les secteurs de pratique.
  • Notre programme Lavery Oxygène : programme d’aide aux employés, programme de télémédecine, thérapie cognitivo-comportementale et rabais exclusifs auprès de différents partenaires.
  • Nos avantages sociaux : REER collectif et cotisation de l’employeur, régime d’assurances collectives.
  • Mode de télétravail hybride et flexible selon le poste.
  • Des partenariats porteurs et inspirants, tant dans le milieu juridique, dans le monde des affaires que dans les communautés où nous sommes impliqués.
  • Un cabinet engagé : Justice Pro Bono, Certification Parité 2020 de l’organisme la Gouvernance au Féminin, Justicia du Barreau du Québec, Fierté au travail et premier cabinet d’avocats à recevoir la plus haute distinction du programme « ICI ON RECYCLE! » 

Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à [email protected] 

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées. 

L’utilisation du masculin dans ce document pour désigner des personnes a pour seul but d’alléger le texte.

Lavery souscrit aux principes d’accès à l’égalité en matière d’emploi.