Adjointe administrative, Talents

Description

Sommaire

Sous la responsabilité de la Directrice Talents, l’adjoint.e collabore étroitement avec les membres de l’équipe et voit à la planification et à l‘organisation des différentes activités de l’équipe Talents, ainsi qu’aux tâches administratives liées aux mouvements de personnel,  aux arrivées et départs ainsi qu’aux changements d’affectation.  De plus, celui.celle-ci joue un rôle central dans la coordination des efforts des différents services internes afin d’assurer le bon déroulement du programme d’accueil, et d’intégration des nouveaux membres du cabinet.  

Volet administration des RH

• Orchestrer les activités relatives au programme d’accueil et d’intégration du cabinet en collaboration avec les partenaires d’affaires, Talents et les gestionnaires;
• Communiquer avec les équipes internes telles que les TI, les services immobiliers et la comptabilité afin de leur fournir les informations requises lors de l’arrivée ou du départ d’un membre du cabinet;
• Collaborer à la préparation des plans d’intégration des nouveaux membres du cabinet
• Administrer et analyser divers sondages auprès des employés (évaluation du programme d’accueil et d’intégration, sondage de départ, etc);
• Assurer le suivi des différents mouvements de personnel (arrivées, modifications et départs);
• Préparer et/ou collecter les documents requis lors des embauches, changements ou départs afin d’ouvrir ou de maintenir à jour le dossier d’employé;
• Compléter et acheminer au service de la paie les formulaires d’embauche, de modification ou de terminaison d’employés, ou toute autre information pertinente en respectant rigoureusement les délais de production de la paie;
• À la demande des membres de l’équipe Talents, assurer l’organisation de rencontres diverses, incluant l’envoi de convocations, la réservation des salles et des équipements, etc.;
• Effectuer les demandes de vérification pré-emploi et en assurer le suivi avec les partenaires d’affaires, Talents;
• Assurer la mise à jour du site SharePoint de l’équipe Talents et développement professionnel, en collaboration avec les autres membres de l’équipe;
• Produire des rapports divers et maintenir à jour des indicateurs relatifs à la main d'œuvre du cabinet;
• Maintenir les organigrammes du personnel administratif à jour;
• Voir au traitement des factures du service et assurer un suivi des paiements, au besoin;
• Gérer l’inventaire et la distribution de cadeaux de bienvenue et de naissance destinés aux employés, effectuer les commandes auprès des fournisseurs et obtenir des soumissions au besoin;
• Contribuer à l’excellence du service à la clientèle de la direction dans sa prestation au quotidien, en misant sur le travail d’équipe, l’innovation et l’amélioration des processus. 

Volet formation et développement

• Élaborer et maintenir à jour le calendrier des activités de formations internes du cabinet en collaboration avec les formateurs et présentateurs et la direction Talents et développement professionnel;
• En collaboration avec la spécialiste, formation et développement, assurer l’uniformité et la cohérence des documents de formation et d’accueil des nouveaux employés (facture visuelle, terminologie, mises à jour);
• À l’occasion, animer des sessions d’information auprès des nouveaux employés;
• Assurer la mise à jour du SharePoint « Campus Lavery », en collaboration avec l’équipe de TI.

Exigences

Exigences et habiletés requises

• DEC en bureautique, en administration, en ressources humaines ou autre formation pertinente
• Au moins 5 années d’expérience à dans un rôle de coordination, préférablement au sein d’un service des ressources humaines
• Expérience préalable en cabinet (un atout significatif)
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et intérêt pour l’utilisation des technologies de Microsoft 365
• Connaissance de l’administration d’un site SharePoint (un atout)
• Expérience et intérêt à développer de nouveaux outils de travail informatisés
• Habiletés marquées pour la communication, les relations interpersonnelles et le travail d'équipe
• Autonomie, dynamisme, flexibilité, rigueur et sens du service à la clientèle
• Facilité à travailler dans un environnement changeant et en constante évolution
• Bon sens de l’organisation, gestion efficace des priorités, jugement développé et très grande discrétion

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Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

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