Coordonnateur(rice), avantages sociaux et paie

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommé cabinet de l’année du Québec à plusieurs reprises par les Canadian Law Awards et figure au 1^er rang du palmarès des plus importants cabinets d’avocats indépendants au Québec selon le Top 10 Quebec Regional Law Firms du magazine Canadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels dont des avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui œuvrent chaque jour à offrir une gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et en règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat, qui guident nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

Le(la) coordonnateur(rice), avantages sociaux et paie est responsable de la gestion et de l'administration des programmes d'avantages sociaux du cabinet (régime d’assurances collectives, de retraite et de congés. Il(elle) est également responsable de répondre aux questions des membres du cabinet en lien avec le programme d’avantages sociaux. De plus, il(elle) collabore étroitement avec l’équipe de la paie ainsi que l’équipe talent afin de soutenir les activités relatives à la préparation de la paie.

Description du poste

Assurances collectives

• Administrer le programme d’assurances collectives, participer aux renouvellements annuels et s’assurer que les changements qui en découlent soient intégrés et mis en application;
• Informer les membres du cabinet sur les options d'avantages sociaux et répondre à leurs questions;
• Gérer les inscriptions aux avantages sociaux et les changements de statut des membres du cabinet;
• Collaborer avec les fournisseurs d'assurances collectives pour assurer une couverture optimale et résoudre les problèmes;
• Maintenir à jour la documentation des procédures et pratiques relatives aux avantages sociaux;
• Organiser des sessions d'information et des ateliers sur les avantages sociaux pour les membres du cabinet;
• Réconcilier la facturation mensuelle et assurer la gestion des primes d’assurances.

Programme d’épargne

• Assurer l’administration du programme d’épargne (REER, RPDB et CELI collectif) et supporter les travaux du comité de gouvernance;
• Organiser des sessions d'information sur le programme d’épargne du cabinet;
• Répondre aux questions des membres du cabinet en lien avec le programme d’épargne.

Gestion des congés (invalidité, maternité et parental, vacances)

• Assurer le suivi de la gestion des dossiers d’invalidité auprès des membres du cabinet et de l’assureur;
• Participer aux rencontres bimensuelles de suivi des dossiers avec l’assureur;
• Communiquer sur une base régulière avec les gestionnaires et les membres du cabinet afin de traiter de façon efficace les dossiers d’invalidité et les retours au travail;
• Gérer les dossiers de congé de maternité, y compris la documentation et les communications nécessaires;
• Informer l’équipe de la paie des dates de départ et de retour de congé des membres du cabinet;
• Réaliser les audits trimestriels des soldes des banques de vacances en collaboration avec les équipes Talents et Finance.

Paie

• Compiler les différentes données, préparer les fichiers de calculs pour les transactions de paie et en faire la saisie dans le logiciel de paie, tels que : Création des dossiers des nouveaux employés, changements des primes, déductions, etc.;
• Transmettre la procédure d’adhésion à ADP aux nouveaux employés;
• Sauvegarder certains documents dans le dossier électronique des membres du cabinet, tel que le relevé d’emploi;
• Collaborer avec la spécialiste, paie lors des périodes de pointe (fin d’année, augmentations salariales, changement annuel à l’assurance collective, entrée de données massives au système);
• Assurer le remplacement de la spécialiste, paie en son absence et prendre en charge l’ensemble du cycle de paie;
• Assurer le traitement complet de la paie des associés;
• Répondre aux questions des membres du cabinet relativement à la paie.

Autre

• Soutenir l'équipe de la paie avec des audits, des recherches, des analyses et des recommandations pour diverses situations liées à nos programmes d’avantages sociaux.

Exigences

• Diplôme d’études collégiale ou l’équivalent en administration;
• De 3 à 5 ans d'expérience dans la gestion et l’administration des avantages sociaux (assurances collectives, régimes d’épargne, programmes de congés, etc.) ainsi que de la paie, idéalement acquise au sein d’un milieu professionnel;
• Certification de l’Institut national de la paie (un atout);
• Maitrise du logiciel ADP Workforce Now (un atout);
• Excellente maîtrise d’Excel et des autres logiciels de la suite Office de Microsoft;
• Excellente capacité d’analyse;
• Aptitudes démontrées en relations interpersonnelles, communication et service à la clientèle;
• Souci du détail, rigueur, sens de l’organisation et des priorités;
• Habileté à traiter de l’information confidentielle.

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans le secteur des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère.
• Lavery est certifié Parité et a été le premier cabinet d’avocats à avoir entamé le processus de certification de l’organisme La Gouvernance au Féminin. Il est également partenaire de l'initiative Fierté au travail Canada, qui vise à promouvoir la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances en milieu professionnel et est membre du Réseau québécois pour l’équité, la diversité et l’inclusion (RQEDI), et partenaire de longue date avec Justice Pro Bono. Un cabinet activement engagé dans la communauté en soutenant un grand nombre d’organisations, dont Centraide, la Fondation Jeunes en tête, la Fondation des jeunes de la DPJ, Juripop et bien d’autres.
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragé(e) à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.
• Pour faire partie d'une équipe humaine, innovante et ambitieuse où vous pouvez transformer vos idées en actions concrètes.
• Pour collaborer avec des professionnel(le)s reconnu(e)s au-delà des frontières provinciales.
• Pour profiter d'un horaire flexible et d'une politique de télétravail hybride compétitive.
• Pour une rémunération compétitive.
• Pour accéder à une gamme d'avantages sociaux, incluant des assurances collectives, un régime d’épargne avec participation de l'employeur, la télémédecine, un programme d'aide aux employé(e)s et prendre part à des activités sportives mises sur pied par le cabinet.
• Pour bénéficier de partenariats porteurs et inspirants dans le domaine juridique, des affaires et dans les communautés où nous sommes impliqués.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae à recrutement@lavery.ca.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Lavery souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi. Dans le cadre de notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et à mentionner, le cas échéant, leur appartenance à l’un et l’autre des groupes visés. Nous encourageons les candidatures de femmes, de minorités visibles, de minorités ethniques, de membres des communautés autochtones et de personnes en situation de handicap.

Sur demande, des mesures d’accommodement raisonnables à notre processus de recrutement pourront être offertes aux personnes en situation de handicap.