Préposé(e), Accueil QG

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommé cabinet de l’année du Québec à plusieurs reprises par les Canadian Law Awards et figure au 1^er rang du palmarès des plus importants cabinets d’avocats indépendants au Québec selon le Top 10 Quebec Regional Law Firms du magazine Canadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels dont des avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui œuvrent chaque jour à offrir une gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et en règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat, qui guident nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

Le(la) préposé(e), accueil QG joue un rôle essentiel dans l’expérience des nouveaux membres et le soutien quotidien aux équipes internes. Il(elle) assure l’accueil ainsi que la présentation des locaux et des services offerts aux employé(e)s. Il(elle) répond aux demandes liées aux installations, aux fournitures et aux services généraux, tout en veillant à la propreté et à la présentation professionnelle des espaces d’accueil et des salles de rencontre.

Description du poste

• Accueille les nouveaux membres et leur présente le fonctionnement des locaux ainsi que les services immobiliers.
• Répond aux demandes internes liées aux installations, aux fournitures et aux services généraux.
• Maintient un espace d’accueil propre, ordonné et professionnel, et veille à la présentation soignée des jardins, des salles de rencontre et de l’espace central du QG.
• Gère les arrivées, départs et modifications : cartes d’accès, casiers, suivis administratifs et tâches techniques.
• Offre un service de proximité en accompagnant les employés et en les orientant vers les ressources appropriées selon leurs besoins.
• Soutient les professionnels pour diverses demandes (valises de cour, toges, chariots, etc.) et coordonne avec l’approvisionnement pour le transport de dossiers lorsque requis.
• Répond aux questions liées à la gestion documentaire en maîtrisant les procédures et les points de chute.
• Assure le soutien au service d’approvisionnement en gérant les documents, dossiers et effets personnels retrouvés dans les bureaux ainsi que le suivi des bureaux réservés mais inoccupés, incluant la vérification des occupations et la communication avec les professionnels concernés.
• Coordonne avec l’édifice ou l’équipe de l’approvisionnement pour les enjeux liés à l’éclairage, au chauffage, aux bris ou à l’entretien.
• Effectue les appels de service auprès des fournisseurs et accompagne ceux-ci lors des interventions, en veillant au respect des procédures d’accès.
• Met à jour les informations du SharePoint des services immobiliers, les listes de distribution, les listes téléphoniques, les plans d’étage, les menus et les procédures d’évacuation.
• Gère la boîte courriel de la conciergerie et assure le traitement ou le transfert des demandes vers les bons départements.
• Collabore avec les hôtesses de la cuisine pour la gestion des collations, des boissons et des cuisines du 40e étage.
• Assure la gestion des salles de rencontre du 40e étage, couvrant les réservations, la propreté, la vérification de l’occupation et la libération des espaces.
• Assure le nettoyage et la remise en ordre des salles à la suite des rencontres.
• Veille à ce que le Quartier général, incluant la cuisine communautaire, demeure propre et bien rangé en tout temps.
• Offre un soutien lors des repas communautaires.
• Contribue à l’amélioration continue des processus d’accueil internes.
• Effectue des remplacements à la réception du centre de conférence (35^e étage).
• Accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences

• Expérience dans un rôle similaire, un atout
• Expérience dans un milieu professionnel
• Connaissances informatiques et des logiciels de la suite Office
• Très bon sens du service à la clientèle, sens de la minutie et souci du détail
• Flexibilité, débrouillardise

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans le secteur des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère
• Lavery est certifié Parité et a été le premier cabinet d’avocats à avoir entamé le processus de certification de l’organisme La Gouvernance au Féminin. Il est également partenaire de l'initiative Fierté au travail Canada, qui vise à promouvoir la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances en milieu professionnel et est membre du Réseau québécois pour l’équité, la diversité et l’inclusion (RQEDI), et partenaire de longue date avec Justice Pro Bono. Un cabinet activement engagé dans la communauté en soutenant un grand nombre d’organisations, dont Centraide, la Fondation Jeunes en tête, la Fondation des jeunes de la DPJ, Juripop et bien d’autres
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragé(e) à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet
• Pour faire partie d'une équipe humaine, innovante et ambitieuse où vous pouvez transformer vos idées en actions concrètes
• Pour collaborer avec des professionnel(le)s reconnu(e)s au-delà des frontières provinciales
• Pour une rémunération compétitive
• Pour bénéficier de partenariats porteurs et inspirants dans le domaine juridique, des affaires et dans les communautés où nous sommes impliqués

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae à recrutement@lavery.ca.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Lavery souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi. Dans le cadre de notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et à mentionner, le cas échéant, leur appartenance à l’un et l’autre des groupes visés. Nous encourageons les candidatures de femmes, de minorités visibles, de minorités ethniques, de membres des communautés autochtones et de personnes en situation de handicap. 

Sur demande, des mesures d’accommodement raisonnables à notre processus de recrutement pourront être offertes aux personnes en situation de handicap.