Nouveautés en matière de transparence des entreprises au Canada, au Québec et aux États-Unis : ce que les entreprises canadiennes et québécoises doivent savoir

Les pays membres de l’OCDE, dont le Canada et les États-Unis, ont adhéré au cours des dernières années à divers engagements internationaux en matière de transparence des entreprises.

En application de ces engagements, la Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit depuis 2019 que les sociétés par actions constituées en vertu de celle-ci doivent tenir un registre de leurs particuliers ayant un contrôle important. La quasi-totalité des provinces canadiennes, dont le Québec, ont, elles aussi, modifié leurs lois pour rendre plus transparent le contrôle des entreprises constituées dans leur territoire. Ainsi, depuis le 31 mars 2023, les entreprises immatriculées au Registre des entreprises du Québec (REQ) doivent y déclarer leurs bénéficiaires ultimes.

Ce processus de transparence accrue du contrôle des entreprises canadiennes se continue et des dispositions supplémentaires applicables aux sociétés par actions de régime fédéral sont entrées en vigueur le 22 janvier 2024 et d’autres, applicables aux entreprises immatriculées au REQ, entreront en vigueur le 31 juillet 2024. Les dispositions du Corporate Transparency Act des États-Unis portant sur l’obligation pour les entreprises de déclarer des informations à l’égard de leurs propriétaires effectifs (beneficial owners) sont, elles, entrées en vigueur le 1er janvier 2024; certaines de ses dispositions sont d’intérêt pour les entreprises canadiennes.

Canada – registre public des particuliers ayant un contrôle important

Les sociétés par actions constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ont l’obligation, depuis juin 2019, de tenir un registre des « particuliers ayant un contrôle important » (PCI) où figurent les informations suivantes :

  • les nom, date de naissance et dernière adresse de domicile connue de chacun de leurs PCI,
  • la citoyenneté, le ou les pays où les PCI sont résidents pour fins fiscales;
  • la date à laquelle chacun de ces particuliers est devenu un PCI,
  • la manière dont il est un tel particulier et tout autre renseignement requis par règlement1.

Bien que les sociétés fédérales doivent rendre ce registre accessible au directeur responsable de l’administration de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, aux actionnaires et créanciers de la société ainsi qu’aux organismes d’enquête, le registre n’était pas jusqu’à tout récemment accessible au public.

Le 2 novembre 2023, le législateur fédéral modifiait les dispositions de la Loi canadienne sur les sociétés par actions entre autres pour :

  • permettre aux PCI de donner une adresse aux fins de signification en plus de leur adresse personnelle;
  • prévoir qu’une portion de l’information relative aux PCI compilée par les sociétés par actions de régime fédéral doit être transmise au directeur responsable de l’administration de la loi;
  • prévoir que le directeur doit rendre accessible au public les renseignements suivants relatifs aux PCI :
    • leur nom,
    • leur adresse aux fins de signification si une telle adresse a été fournie ou, à défaut, leur adresse personnelle,
    • la date à laquelle ils sont devenus un particulier ayant un contrôle important et une description de la manière dont chacun d’eux est un particulier ayant un contrôle important.

À noter que même si la date de naissance, la citoyenneté, le ou les pays où le PCI est résident pour fins fiscales et son adresse personnelle (s’il a fourni une adresse aux fins de signification) doivent être fournis au directeur responsable de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, ces informations ne seront pas rendues publiques.

Le directeur peut, néanmoins, fournir aux forces policières, à l’Agence du revenu du Canada et à tout organisme provincial ayant des responsabilités semblables à l’Agence, aux organismes réglementaires investis de pouvoirs d’enquête relativement à certaines infractions,  au registre des entreprises d’une province ou à l’organisme provincial duquel relève le droit des sociétés dans cette province tout ou une partie des renseignements qui lui ont été fournis à l’égard des PCI d’une société, ce qui va donc au-delà des informations qu’il rend accessibles au public.

Une société doit transmettre les informations relatives à ses PCI électroniquement sur le site Internet de Corporations Canada lors de sa constitution (si la société est constituée après le 22 janvier 2024), annuellement concurremment au dépôt de sa déclaration annuelle, dans les 30 jours suivant sa fusion avec une autre société régie par la Loi canadienne sur les sociétés par actions, dans les 30 jours suivant la date à laquelle elle devient assujettie à la Loi canadienne sur les sociétés par actions après avoir été constituée en vertu des lois d’un autre territoire, de même que dans les 15 jours suivant toute modification apportée à son registre concernant ses PCI.

Ces modifications sont entrées en vigueur le 22 janvier 2024.

En vue d’aider les sociétés par actions de régime fédéral à dresser la liste de leurs PCI, le directeur chargé de l’administration de la Loi canadienne sur les sociétés par actions a publié sur son site Internet le gabarit d’une lettre que les sociétés par actions de régime fédéral peuvent envoyer à leurs actionnaires, à leur PCI et à toute autre personne susceptible raisonnablement de posséder des connaissances pertinentes permettant de répertorier ses PCI2. Cette lettre a pour objet de permettre aux sociétés d’identifier leurs PCI. Les actionnaires doivent obligatoirement répondre à la demande de la société et sont passibles d’amendes importantes et même d’emprisonnement s’ils omettent de le faire.

Québec – recherche par nom et prénom d’une personne physique

Depuis le 1er avril 2023, la plupart des entreprises privées tenues de s’immatriculer doivent déclarer au REQ les nom, domicile et date de naissance de chacun de leurs bénéficiaires ultimes, de même que le type de contrôle exercé par eux ou le pourcentage d’actions, de parts ou d’unités que ces bénéficiaires ultimes détiennent dans l’entreprise ou dont ils sont bénéficiaires.

De manière générale, un bénéficiaire ultime d’une entreprise est une personne physique qui détient ou est bénéficiaire de 25 % ou plus des droits de vote de cette entreprise, qui détient ou est bénéficiaire de 25 % ou plus de sa juste valeur marchande ou qui a une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait sur cette entreprise.

L’information déclarée quant aux bénéficiaires ultimes est accessible au public et gratuite pour toute personne qui consulte le REQ.

Cette obligation de déclaration des bénéficiaires ultimes s’applique à presque toutes les entreprises immatriculées au Québec et n’est pas limitée aux entreprises constituées en vertu des lois du Québec ni aux sociétés par actions. Ainsi, la personne morale étrangère soumise à l’obligation de s’immatriculer au Québec doit déclarer ses bénéficiaires ultimes. Il en va de même des sociétés de personne que sont les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite et de certaines fiducies.

À compter du 31 juillet 2024, il sera possible d’effectuer une recherche au REQ à l’aide du nom de famille et du prénom d’une personne physique. Par conséquent, à compter de cette date, il sera possible en faisant une recherche à l’aide du nom et prénom d’une personne d’obtenir la liste de toutes les entreprises dont cette personne est administrateur ou dirigeant, dont elle est un des trois principaux actionnaires et dont elle est bénéficiaire ultime. Le nom et le prénom de la personne physique et son adresse domiciliaire s’afficheront dans les résultats de la recherche. Toutefois, si une adresse professionnelle a été déclarée au registre pour cette personne, c’est cette adresse qui s’affichera dans les résultats.

Sociétés par actions de régime fédéral immatriculées au REQ

Une société par actions de régime fédéral qui fait affaire au Québec doit à la fois tenir le registre de ses PCI en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et déclarer au REQ les informations relatives à ses bénéficiaires ultimes. Bien que la plupart des PCI d’une société par actions de régime fédéral seront aussi des bénéficiaires ultimes aux fins de la Loi sur la publicité légale des entreprises et vice versa, les deux lois ne définissent pas exactement de la même façon ce qu’est un PCI et ce qu’est un bénéficiaire ultime. Il peut donc arriver qu’une personne soit un bénéficiaire ultime aux fins de Loi sur la publicité légale des entreprises sans être un PCI aux fins de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (et vice versa). Par conséquent, le contenu du registre des PCI d’une société de régime fédéral — et donc de l’information qu’elle aura déclarée au directeur responsable de la Loi canadienne sur les sociétés par actions — pourrait ne pas être identique à l’information qu’elle aura déclarée au REQ à l’égard de ses bénéficiaires ultimes.

Il n’en va pas de même pour les sociétés par actions de régime fédéral qui ne font pas affaire au Québec et qui ne sont donc pas tenues de s’immatriculer en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises. En effet, même si toutes les autres provinces, à l’exception de l’Alberta3, ont maintenant intégré dans leurs lois des dispositions obligeant la tenue d’un registre des particuliers ayant un contrôle important, ces dispositions ont été insérées dans les lois sur les sociétés par actions de ces provinces. Il s’ensuit qu’elles ne s’appliquent qu’aux sociétés par actions constituées en vertu de la loi de la province et ne s’appliquent donc pas aux sociétés par actions constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ou de la loi sur les sociétés par actions d’une autre province.

Entrée en vigueur du Corporate Transparency Act aux États-Unis – impact sur les entreprises canadiennes

Le 1er janvier 2021, entrait en vigueur le Corporate Transparency Act, une loi qui fait partie du U.S. Anti-Money Laundering Act of 2020 des États-Unis.

Tout comme les modifications apportées à la Loi canadienne sur les sociétés par actions et à la Loi sur la publicité légale des entreprises (Québec), le Corporate Transparency Act a comme objectif de prévenir et combattre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme, la corruption, la fraude fiscale et d'autres activités illicites, entre autres, en accroissant la transparence des entreprises privées constituées aux États-Unis ou qui y sont immatriculées.

Les exigences de déclaration contenues dans le Corporate Transparency Act portant sur la propriété effective des entreprises — la loi américaine traite des « beneficial owners », lesquels sont essentiellement l’équivalent des PCI en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et des « bénéficiaires ultimes » en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises (Québec) — sont entrées en vigueur le 1er janvier 2024.

Les entreprises visées par la loi et qui ont été constituées avant le 1er janvier 2024 ont jusqu’au 1er janvier 2025 pour déposer leur premier rapport quant à leur propriété effective (Beneficial Ownership Information Report). Les entreprises constituées après cette date doivent déposer leur premier rapport au plus tard 30 jours après la date de leur première immatriculation auprès d’une autorité gouvernementale américaine.

Les rapports quant à la propriété effective des entreprises sont déposés auprès du Financial Crimes Enforcement Network, une agence du ministère du Trésor fédéral des États-Unis mieux connue sous son acronyme FinCEN. Les entreprises déclarantes doivent soumettre un rapport mis à jour dans les 30 jours suivant tout changement à l’information précédemment divulguée à FinCEN.

Les rapports quant à la propriété effective ne sont pas accessibles au public et ne sont pas sujets à la loi des États-Unis sur l’accès à l’information. Les informations contenues dans ces rapports sont, cependant, accessibles aux organismes américains chargés de l’application des lois et aux autorités fiscales fédérales américaines. Les organismes étrangers chargés de l’application de la loi peuvent aussi avoir accès à ces informations en certaines circonstances par le biais d’agences intermédiaires fédérales américaines. Les institutions financières auront également accès à ces informations aux fins de faciliter le respect de leurs obligations de vigilance à l'égard de leurs clients prévues par la législation applicable, à la condition, toutefois, d’avoir obtenu l’accord de ces clients.

Toutes les sociétés constituées aux États-Unis doivent déposer des rapports quant à leur propriété effective à moins que la loi ne les dispense de le faire. Parmi les entreprises dispensées, on note :

  • la plupart des entreprises dont les valeurs mobilières sont enregistrées en vertu du Securities Act of 1934,
  • les grandes entreprises, c’est-à-dire les entreprises qui emploient plus de 20 salariés à temps plein aux États-Unis, possèdent un établissement aux États-Unis, et ont déclaré plus de 5 000 000 $US de recettes brutes ou de ventes au cours de la période de déclaration précédente.

Ainsi, la filiale américaine d’une entreprise canadienne devra normalement se conformer et la loi et déclarer l'identité de ses propriétaires effectifs canadiens, à moins qu’elle ne soit dispensée de le faire en vertu de la loi, le plus souvent parce qu’elle se qualifiera comme « grande entreprise » en raison de son nombre d’employés et de l’importance de ses revenus.

Une entreprise déclarante doit, entre autres, déclarer quant à l'ensemble de ses propriétaires effectifs leur nom complet, leur date de naissance et leur adresse. La filiale américaine d’une entreprise canadienne devra également soumettre une copie du passeport canadien (ou du pays de citoyenneté de la personne en question) de chacun de ses propriétaires effectifs.

Une personne est réputée être un propriétaire effectif d’une entreprise si elle est une personne physique qui, directement ou indirectement, soit exerce un contrôle substantiel sur l’entreprise déclarante ou possède ou contrôle au moins 25 % des intérêts de propriété (actions, unités ou autres), en vote ou en valeur, de cette entreprise.

La définition de contrôle substantiel aux fins du Corporate Transparency Act est plus large et plus précise que ce qu’on retrouve dans les lois canadiennes correspondantes. Ainsi, une personne a un "contrôle substantiel" sur une entreprise déclarante aux fins du Corporate Transparency Act si cette personne (i) occupe un poste de haut dirigeant au sein de l’entreprise, (ii) a le pouvoir de nommer ou de révoquer tout haut dirigeant ou la majorité du conseil d'administration ou organe similaire de cette entreprise, (iii) dirige, détermine ou exerce une influence substantielle sur les décisions importantes prises par l’entreprise ou (iv) exerce une autre forme de contrôle substantiel sur cette entreprise.

Le Corporate Transparency Act impose des sanctions importantes aux personnes qui omettent délibérément de déclarer ou de mettre à jour les informations sur les bénéficiaires effectifs ou qui fournissent délibérément de fausses informations. Ces sanctions comprennent des sanctions administratives pécuniaires pouvant aller jusqu'à 500 $US dollars par jour de violation, des amendes pouvant aller jusqu'à 10 000 $US, de même qu’un emprisonnement pouvant atteindre deux ans. Il faut noter que la loi contient une présomption à l’encontre des cadres supérieurs quant aux informations déclarées qui seraient fausses, incomplètes ou qui ne seraient pas mises à jour. Ces cadres pourraient donc être tenus personnellement des sanctions administratives pécuniaires et des amendes et pourraient être sujets à l’emprisonnement si les informations déclarées s’avèrent fausses ou incomplètes ou ne sont pas mises à jour. Par conséquent, les cadres supérieurs doivent être particulièrement vigilants et s'assurer que les obligations de déclaration du Corporate Transparency Act sont respectées.

  1. Le directeur chargé de l’administration de la Loi canadienne sur les sociétés par actions a publié sur son site Internet le gabarit d’un registre des PCI. Ce registre se trouve à l’adresse suivante : https://ised-isde.canada.ca/site/corporations-canada/sites/default/files/documents/2023-12/04.3_isc-register-template_fr.xlsx.
  2. Ce gabarit se trouve à l’adresse suivante : https://ised-isde.canada.ca/site/corporations-canada/sites/default/files/documents/2023-12/06.1_request_for_information_template_isc_fr.pdf.
  3. Les trois territoires que sont le Yukon, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut n’ont pas non plus encore modifié leurs lois pour prévoir la tenue d’un registre des personnes ayant un contrôle important des sociétés par actions constituées en vertu des lois sur les sociétés par actions de ces territoires.
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