Coordonnateur(rice), accueil et centre de conférence

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommé cabinet de l’année du Québec à plusieurs reprises par les Canadian Law Awards et figure 1^er au palmarès des plus importants cabinets d’avocats indépendants au Québec selon le Top 10 Quebec Regional Law Firms du magazine Canadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui œuvrent chaque jour à offrir la gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

Le(la) coordonnateur(rice), accueil et centre de conférence joue un rôle de premier plan dans l’accueil et dans l’expérience globale de la clientèle externe du cabinet. Il(elle) guide les professionnel(le)s dans l’utilisation des espaces au centre client.

Description du poste

Accueil client

• Assurer une planification adéquate du service selon l’achalandage prévu et préparer l’arrivée des clients (révision de l’horaire, des visites prévues, obtention des spécifications des professionnels);
• Prendre en charge l’accueil des clients à leur arrivée (offre de rafraichissement, vestiaire, aire d’attente) et informer le(la) professionnel(le) de l’arrivée du client;
• Répondre aux appels externes et rediriger les appels;
• Veiller au maintien de l’ordre, de la propreté et de la présentation professionnelle de l’aire de réception et des salles de rencontres;
• Compléter le registre des visiteurs et registre des casiers réservés;
• Être en renfort aux hôtesses de la cuisine pour le service des collations et des boissons pour le centre de conférence du 35^ème étage.

Logistique du centre de conférence

• Effectuer la vérification des salles afin de s’assurer de la propreté et de la mise en place des salles, selon le type d’événements prévus;
• S'assurer du bon fonctionnement des toiles motorisées, de la température, de l’éclairage des salles et effectuer au besoin, les demandes de services requises;
• Agir comme premier niveau d'accompagnement pour l'utilisation des équipements audio-visuel des salles, le givrage des parois, etc;
• Réassort des items (crème pour les mains, lingettes etc) dans les salles de bains;
• Être présente lors de certains événements pour guider les fournisseurs et veiller à la propreté du centre de conférence et de la cuisine;
• Créer et remettre les cocardes aux clients invités et mettre la liste de présence à jour.

Administratif

• Suivi des boîtes courriels de la réception, des événements et du marketing;
• Gestion générale de la boite info et transfert des demandes au bon intervenant;
• Offrir un support à l’équipe Stratégie et croissance pour différentes tâches administratives.

Exigences

• Expérience dans un milieu professionnel, un atout;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais*, à l’oral et à l’écrit;
• Excellent sens du service à la clientèle;
• Sens de l’organisation, autonomie, polyvalence;
• Gestion efficace du temps et des priorités;
• Présentation professionnelle et attitude accueillante;
• Bonne aptitude à la collaboration et au travail d’équipe;
• Très bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois.

Interactions orales et/ou écrites avec des clients unilingue anglophone du Québec 

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère
• Lavery est certifié Parité et a été le premier cabinet d’avocats à avoir entamé le processus de certification de l’organisme la Gouvernance au Féminin. Il est également partenaire de l'initiative Fierté au travail, qui vise à promouvoir la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances en milieu professionnel et est membre du Réseau québécois pour l’équité, la diversité et l’inclusion (RQEDI). Il est partenaire de longue date avec Justice Pro Bono. Un cabinet engagé activement dans la communauté en soutenant un grand nombre d’organisations, dont Centraide, la Fondation Jeunes en tête, la Fondation des jeunes de la DPJ, Juripop et bien d’autres
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet
• Pour faire partie d'une équipe humaine, innovatrice et ambitieuse où vous pouvez transformer vos idées en actions concrètes
• Pour collaborer avec des professionnel(le)s reconnu(e)s au-delà des frontières provinciales

Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à recrutement@lavery.ca.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Lavery souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi. Dans le cadre de notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et à mentionner, le cas échéant, leur appartenance à l’un et l’autre des groupes visés. Nous encourageons les candidatures de femmes, de minorités visibles, de minorités ethniques, de membres des communautés autochtones et de personnes en situation de handicap.

Sur demande, des mesures d’accommodement raisonnables à notre processus de recrutement pourront être offertes aux personnes en situation de handicap.