Adjoint(e) administratif(ve), réceptionniste

Description

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommé cabinet de l’année du Québec à plusieurs reprises par les Canadian Law Awards et figure 1er au palmarès des plus importants cabinets d’avocats indépendants au Québec selon le Top 10 Quebec Regional Law Firms du magazine Canadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui œuvrent chaque jour à offrir la gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

Relevant de la Directrice des services administratifs des bureaux de Québec-Trois-Rivières, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif polyvalent au bureau de Trois-Rivières, effectue diverses taches d’accueil, de coordination logistique, de reprographie, de services alimentaires et de soutien opérationnel aux professionnels juridiques. Elle contribue activement au fonctionnement du cabinet en offrant un service efficace et professionnel a la clientèle externe et interne.

Rôles et responsabilités :

Accueil, réception et service à la clientèle

• Recevoir et diriger les appels téléphoniques, fournir les informations appropriées lorsque requis;
• Accueillir les clients, assurer leur confort et répondre aux besoins de chacun (ex. : paiement compte d’honoraires, photocopies, assermentation, demande d’informations);
• Recevoir et distribuer les documents, colis, notifications ou lettres d’huissiers;
• Compiler les preuves d’expédition des envois par service de messagerie pour être en conformité à la facture et transmettre aux services comptables pour paiement.

Soutien administratif

• Rédiger, mettre en forme ou classer divers documents administratifs;
• Effectuer des copies, reliures et numérisations des documents;
• Assurer le suivi des reçus des cartes de crédit;
• Effectuer des entrées de temps;
• À l’occasion, assister les avocat(e) s et/ou les adjoint(e)s pour l’exécution de certaines tâches juridiques.

Autres

• Réapprovisionner les fournitures de bureau;
• Soutenir la gestion et la préparation des salles de conférence;
• Procéder à la réservation et la réception des traiteurs et restaurants; 
• Faire les achats de « dernière minute »;
• Recharger les machines à cafés et veiller à l’ordre des espaces communs.

Exigences

Exigences et habiletés requises

• Expérience dans un milieu professionnel, un atout;
• Anglais intermédiaire;
• Bonne qualité du français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Excellent sens du service à la clientèle;
• Sens de la débrouillardise;
• Bonne aptitude à la collaboration et au travail d’équipe;
• Bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois;
• Polyvalence;
• Bonne résistance au stress;
• Poste de 37,5h avec un horaire de 8h30 à 17h.

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère
• Lavery est certifié Parité et a été le premier cabinet d’avocats à avoir entamé le processus de certification de l’organisme la Gouvernance au Féminin. Il est également partenaire de l'initiative Fierté au travail, qui vise à promouvoir la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances en milieu professionnel et est membre du Réseau québécois pour l’équité, la diversité et l’inclusion (RQEDI). Il est partenaire de longue date avec Justice Pro Bono. Un cabinet engagé activement dans la communauté en soutenant un grand nombre d’organisations, dont Centraide, la Fondation Jeunes en tête, la Fondation des jeunes de la DPJ, Juripop et bien d’autres
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet
• Pour faire partie d'une équipe humaine, innovatrice et ambitieuse où vous pouvez transformer vos idées en actions concrètes
• Pour collaborer avec des professionnel(le)s reconnu(e)s au-delà des frontières provinciales
• Pour une rémunération compétitive
• Pour accéder à une gamme d'avantages sociaux avantageux, incluant des assurances collectives, un régime d’épargne avec participation de l'employeur, la télémédecine, un programme d'aide aux employé(e)s et prendre part à des activités sportives mises sur pied par le cabinet.
• Pour bénéficier de partenariats porteurs et inspirants dans le domaine juridique, des affaires et des communautés où nous sommes impliqués

Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à recrutement@lavery.ca.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.